基督教健康护理中心 (CHCC) 一直面临数据输入冗余、保险开票时间缓慢以及内部信息共享不畅等问题。该中心管理来自不同部门的各种文件，重点是数字化管理招生和教育部门的文件。该中心的每个项目都有自己的招生流程和文件集，所有这些都需要申请、签署的同意书、账单信息、保险卡副本和保险验证文件。这些信息被手动输入到中心的系统中，其他必要的文件被添加到患者的记录中。教育部门需要存储临床和非临床项目的员工证书和签到表，以及其他文件，如测试和课程大纲。该中心正在寻找一个功能强大、模块化的文档成像系统，该系统不仅可以提供部门解决方案，还可以发展成为整个组织的工作流程系统。

Bromwall Ltd. 是一家快速发展的保险经纪公司，它面临着每天管理大量文书工作的挑战。这些文件来自各种来源，从保单和索赔到客户介绍和新业务。纸质系统效率低下且耗时，通常需要员工在首先确定案件并匹配相关记录后再回电话。该公司需要一套企业内容管理 (ECM) 系统来管理大量文件，以便员工腾出时间处理其他任务。该解决方案还需要与 Bromwall 使用的另外两个标准软件系统“Act! by Sage”和“Paperport by Nuance”集成。

医疗保健系统陷入了僵局，政府支持逐渐消失、成本不断上升、人口老龄化以及跟上医疗进步的开支不断增加。这迫使该领域的每个人都寻找创新的新方法来改进工作流程。奥地利福拉尔贝格州的费尔德基希地区医院很早就认识到了对现代 IT 系统的需求。到 1995 年，他们已经实施了 Patidok 电子医疗信息管理系统 (HIMS)。然而，只有当纸质文件完全集成到电子信息流中时，HIS 才能达到最高效率。因此，他们在 2002 年决定完全转换为电子病历。这样做的基本要求是添加电子档案。

HARIBO 是一家领先的水果软糖、甘草和泡沫糖产品制造商，需要在所有领域有效运作才能保持其全球市场地位。这需要使用现代文档管理系统。选择 DocuWare 的主要因素是易于集成到他们的 IBM System i (AS/400) 中，以及附近合作伙伴/系统公司的专业知识。他们的 DocuWare 合作伙伴面临着一个特殊的挑战：更换旧的 DMS 并尽可能顺利地迁移数百万个文档。新解决方案的需求概况定义明确。日常业务所需的所有文档（例如客户信函、交货单和发票、采购和物流文件以及工资会计记录）都需要集中采集，只需按一下按钮即可提供给授权员工。目的是以有意义的方式扩展和标准化既定的工作流程。进一步的目标包括扩大全球使用范围，同时将所有公司子公司连接到数字档案；简单的数据和文档迁移过程；以及自动索引所有文档。还需要确保从 ERP 应用程序直接获取存档文档。

Providence Center 是一家心理健康和药物滥用治疗中心，它一直在努力克服纸质医疗记录的局限性。这些记录只能在周一至周五的上午 9:00 至下午 5:00 访问，并且需要在预约前提前申请。这妨碍了为客户提供优质护理，尤其是在紧急情况下。该中心已经取消了大部分手写表格，并建立了电子表格创建系统，但一旦填写完表格，它们就会被打印出来并存储在纸质医疗记录中。该中心需要一种解决方案，允许全天候访问临床记录，通过减少人为错误来提高记录质量，并满足 HIPAA 的隐私要求。

BUTEC 是一家领先的咨询公司，业务涉及环境保护、质量管理和工作场所安全，在管理不断增长的文件量方面面临挑战。公司不断增长的客户群和提供长期咨询服务的趋势导致信息量激增。搜索纸质档案变得越来越繁琐，导致重复劳动和检索时间过长。即使创建中央归档流程也不足以缓解这些问题。该公司需要一个能够有效管理其文件并提供灵活知识库的解决方案。

Serviceline 是一家提供厨房/餐饮设备维护和维修服务的公司，它面临着多项挑战。该公司正在处理大量通过邮件发送的纸质现场服务报告 (FSR)，至少需要两到三天才能到达。然后，这些报告必须由作业经理手动编制索引。这个过程既耗时又低效。此外，该公司还需要为其客户和供应商保留信息，这导致需要大量的物理存储空间。该公司还希望改进其客户服务和发票控制流程。

弗莱彻琼斯梅赛德斯奔驰 (FJMB) 是美国最大的梅赛德斯奔驰经销商，该公司在处理汽车销售和维修订单产生的大量纸质记录时遇到了困难。该公司只能在现场存储六个月的文档，其余文档必须转移到第三方异地存储设施。这导致检索时间缓慢、文档管理效率低下以及成本高昂，估计每年高达 40,000 美元。纸质系统无法满足 FJMB 需要管理的记录量。该公司希望有一个系统可以自动索引而无需人工干预，并且能够扫描一叠文档并自动识别并将页面分离为单个记录。他们还希望有一个系统能够以非专有格式存储图像，并使他们能够将信息备份到可作为独立系统使用的 CD 或 DVD 上。

Jack Tighe Ltd 是一家总部位于英国的工业涂装公司，每天都要处理大量的发票，这让他们苦不堪言。他们使用的流程非常繁琐。采购和销售发票、汇款通知、供应商报表都必须单独复印和分发。必须手动分配编号，盖章，然后返回或转移到其他部门。财务部门每天通过邮寄收到 100 多张发票，必须根据它们所属的 Jack Tighe 公司进行分类。此外，每天需要制作大约 150 张销售发票。通过在为不同客户设置的模板中输入相关信息，将发票输入 Microsoft Excel。创建销售发票后，会分配一个发票编号，然后在打印时进行复制。其中一份副本发送给客户，另一份副本发送到分类账的信用控制部门，在那里以数字形式归档。第三份副本进入工作文件。收到供应商的汇款通知和对账单后，会按字母顺序将其归档到不同的文件下，例如信用控制或客户姓名。每当客户打电话询问付款或订单状态时，都必须将文件带到柜台。只有在查找相关对账单后，才会回电给客户并回答他们的疑问。

管道系统专家 Georg Fischer DEKA GmbH 面临着一项挑战，因为他们必须存档大量生产数据。产品责任相关法律要求所有制造文档必须安全保存 50 年以上。由于存储空间需求不断增加，该公司正在寻找一种替代纸质存档的方法。此外，该公司将此视为重新思考和重组公司沟通方式的机会。过去，每个工作组以及每个员工都有自己的归档系统。记录都是手动组织、复制和归档到活页夹中。然后，每年过后，这些文件都会被放置在中央存储空间中，只有授权员工才能访问。搜索任何旧记录都相当困难，而且需要花费大量时间。部门之间的任何文件交换通常都很麻烦，甚至更加耗时。客户查询无法快速处理，因为文件必须通过“管道邮件”在建筑物内移动。

密歇根州尼尔斯市为居民提供水、排污和电力服务。由于计费软件和电费的复杂性，公用事业部门很难满足客户查询并进行内部审计。他们无法查看或重新创建旧账单，只能查看账单的金额。费率、电表号、服务地点和地址等详细信息基本上都丢失了。当电费发生变化时，软件会重新编程为新的费率结构，因此无法调整费率或重新创建旧账单。该部门希望实施一个灵活的文档管理系统，该系统可以随着部门不断变化的需求而发展和变化。

俄勒冈州道格拉斯县人口为 10 万，在管理多个部门的大量记录方面面临挑战。治安官部门多年来将旧病例报告存储在纸质和缩微胶片上，由于无法搜索，因此大量信息库基本上毫无用处。卫生部门将原始文件存储在多个位置，导致效率低下，并且难以遵守 HIPAA 隐私要求。评估部门正在处理大量表格，导致文件检索时间很长。该县需要一个可以处理大量文档、在多站点环境中运行、自动索引并具有高级搜索功能的系统。

纽约州立大学 (SUNY) 的汤普金斯·科特兰社区学院 (Tompkins Cortland Community College) 的纸质学生档案系统面临挑战。学院最重要的两份学生文件，即学生文件夹和永久记录卡，都是以物理方式存储的，每次只能由一个人或一个部门访问。这导致效率低下，因为来自不同部门的工作人员必须从上次引用文件夹的部门实际检索文件夹。学院之前已将所有 40,000 张永久记录卡数字化，但使用的系统已经过时，不再满足他们的需求。他们需要一个非专有的灵活系统来以数字方式存储所有文档，并为参与流程的所有工作人员提供无缝访问。

保加利亚司法部面临着管理遍布全国的 150 个法院的文件的挑战。每个法院都维护自己的纸质档案，因此从其他地方获取文件需要花费大量时间和成本。司法部对他们希望从文档管理系统 (DMS) 中得到什么有着清晰的愿景。他们希望简化流程、集成 Oracle 数据库并提供从所有位置访问文档池的权限。安装 DMS 的决定是欧盟发起的国际项目“Phare 计划”的一部分。该项目的目标是逐步实现保加利亚司法部的组织和流程自动化。

sudhoff technik 是一家定制橡胶、塑料和铝制品批发商，其仓库工作流程面临挑战。该公司正在处理大量纸质文件，包括进货文件和大约 130,000 份出货证明单和发票。对这些文件进行分类和归档的过程非常繁琐，而且容易出错。如果客户打电话来查询货物，仓库员工必须查看所有这些文件才能找到答案。该公司还在建设一个新的物流中心，需要消除浪费空间的纸质档案，使其业务流程更加高效。

Corsicana Bedding, Inc. 是一家全国性床垫制造商，在管理其文件和现金流方面面临挑战。对于每次发货，公司都会开具发票，作为发货证明文件。由于每天发货超过 350 次，公司希望投资一个系统来收集所有地点的信息，并立即提供给公司办公室。公司面临的情况是，信息需要很长时间才能返回公司会计部门，以便更新和核对客户帐户信息。此外，对客户问题的答复也被延迟，直到收到信息为止。业务关键文件由来自不同地点的多个人员发送。这对公司办公室的客户服务人员来说是一个巨大的挑战，通常很难迅速调查和解决争议。这反过来又导致那些只想得到答案的客户感到不满。

TECHNO COLOR 的海量文件问题日益严重：每天，大约有 1,000 页纸被塞进活页夹并存放在各个部门。近几年的记录集中存放在巨大的墙壁系统中，而较旧的文件则存放在专用仓库空间的托盘上。这一切都是为了满足其行业对文件保留的法律要求。除了浪费空间之外，这种纸质档案还有另一个问题——员工查找单个记录所花费的搜索时间。即使是从事同一项目的员工也经常需要查找不同部门的交货单、合同、测试结果或测量协议。这时，通常会进行复印，以便将副本再次存放在某人的办公桌上。然而，这并不能保证他们找到的信息是最新的——例如是否与客户讨论了新细节，是否已经宣布了新零件，或者是否预计会召回。

Norbert Dentressangle 是西班牙物流行业的一家领先公司，每月管理超过 90,000 份纸质记录，面临诸多挑战。该公司在注册、存储和检索文档这一耗时流程中苦苦挣扎。该流程非常耗费人力，因此需要两名全职员工专门处理传入的文档。此外，客户咨询和外部办事处的请求导致进一步的延误和效率低下。该公司需要一种解决方案，不仅可以减少与文档管理相关的时间和成本，还可以通过提供对文档池的轻松访问来改善客户服务。

伊利诺伊州环境保护局 (IEPA) 在管理大量文件方面面临多项挑战。该机构需要一种高效的方式来存储、访问和分发各种文件，包括工程图纸、许可证、技术报告、样本数据、合规性文件、照片和检查。每月有数千份文件提交给 IEPA，主要用于许可证审查和检查。原始纸质文件和缩微胶卷都存放在总部办公室，因此全州各地的现场办公室员工无法查看文件。这就要求 IEPA 必须在办公室之间来回运送原始文件或保留副本。复印大幅面图纸和工程文件对 IEPA 来说成本高昂，因此它不得不将成本转嫁给私营企业。土地局的三个档案室除了大量的缩微胶卷记录外，还存放了 1.5 英里长的纸质文件。维护如此大量的记录会消耗人力资源、延长记录检索时间，并且由于复印和运送记录而导致文件完整性下降。满足《信息自由法》的要求并向社区、法律公司、环境顾问和关心此事的公民提供所需信息也是一项艰巨的任务。该机构可能会收到 500 份针对 1000 页文件的请求，这迫使他们投入大量时间和资源来满足这些请求。

GE Capital Bank 是波兰首屈一指的金融机构之一，其纸质文档管理系统面临挑战。该银行的消费贷款组合超过 10 亿美元，有数百名用户访问贷款文档。但是，纸质系统意味着同一文档不能同时由多人使用。检索过程非常耗时，从档案中调取的文档需要一天时间才能提供。这对客户服务和辩护部门来说尤其成问题，因为他们需要快速处理贷款请求和其他贷款相关事宜。

美孚石油健康保险基金经历了快速增长，从 1999 年的 3,000 名会员增长到 2002 年的 500,000 多名会员。这一增长是由于法律的变更，该法律规定企业健康保险公司向外部会员开放。会员的快速涌入给员工、组织和 IT 基础设施带来了巨大挑战。纸张开始堆积如山，手动文件柜似乎无限制地增长。为了快速为会员提供答案并管理内部纸张洪流，保险基金决定在 2000 年实施文档管理系统。电子归档系统旨在为“员工而不是文件创造空间”并缩短归档和研究程序。

服装公司 FALKE 自 1997 年以来一直在服务提供商的帮助下以数字方式存储其文档。然而，由于文档一周内都无法获取，客户查询不得不被搁置，因此这一流程效率不高。数据访问并不方便用户，也无法从工作站访问。因此，副本通常存储在部门和工作站本地档案中。FALKE 还在寻找一种可以随时间扩展的系统，允许分阶段连接国外销售公司，允许从各个部门的应用程序直接访问文档，并引入工作流程以优化文档处理时间。该公司每天生成一千张外发发票，仅纸质发票就足以填满整个文件。它们是从 COLD 数据打印出来的。除此之外，每天还有 50 份客户文档、每月 2,000 本分类账、每年 70,000 份账户清单，以及每年 50,000 份收款发票、20,000 份内部文档和 15,000 份用于信用转账或支票的付款文档。每年总计有 50 万份文件，保存期限长达 10 年。

随着诊所的不断发展，每年治疗的患者越来越多，LVCC 花费了大量的时间和金钱来归档和存储患者记录。每接收一名新患者，就意味着要处理、跟踪和存储更多的记录。患者记录不仅难以管理，因为记录量很大，而且由于 LVCC 需要将这些记录保存七年，他们不得不将多余的记录保存在异地存储设施中。该办公室面临的另一个问题是，为医生准备每日患者记录是一项劳动密集型任务。鉴于患者和记录的数量，检索文件变得越来越困难。此外，该中心的传真机生成了大量需要管理的纸质信息。每天，办公室都会收到患者的医疗记录、转诊、处方和心电图请求。

Oaklawn 是一家心理健康治疗机构，该机构希望将其患者财务服务部门从外包部门转变为内部部门。他们需要一种易于安装、学习和日常使用的解决方案。该解决方案不应妨碍新部门的工作流程或占用有限的办公空间。他们需要一种总拥有成本较低的解决方案，以帮助他们满足《健康信息可携性和责任法案》（通常称为 HIPAA）定义的隐私和访问要求。此外，该系统需要灵活且能够在整个组织内推广。

独立学区 196 是明尼苏达州罗斯蒙特的一所 K-12 公立学区，该学区在纸质招聘流程方面遇到了麻烦。该学区服务于超过 28,000 名学生，是该地区最大的雇主之一，由于需要人工审核和签出简历，因此面临着管理难题。校长和招聘主管必须亲自前往学区办公室审核申请，这既耗时又低效。此外，人力资源部门以纸质形式保存员工档案，这带来了安全风险，并且难以遵守政府和内部法规。

Comelf AG 是一家罗马尼亚技术组件、零件和机器制造商，该公司正努力应对大量文档，这些文档扰乱了他们的工作流程。采购、销售和技术部门负责管理这些文档中的大多数，这些文档每周都会在本地创建、复制、处理和存储。对于时间紧迫的流程，也会使用电子邮件。大量的文档对采购部门来说尤其令人困扰。如果某个部门比计划更早需要某种产品，这一请求将引发一系列不明确的采购流程。买家必须一页一页地搜索文档，然后再翻阅旧电子邮件。这个过程很漫长，浪费了员工的时间。后续的审批流程也并不简单：签名并不容易获得，尤其是当同事在办公室外工作时。小细节可能会破坏整个流程。

Salmon Companies 是美国邮政服务 (USPS) 的主要服务提供商，已从一家区域性运输公司发展成为拥有 1,500 辆卡车的全国性实体。尽管业务不断发展，但他们在管理业务生产力和运营成本方面仍面临挑战。他们的会计系统过时且效率低下，导致成本增加和员工生产力下降。该公司需要一种解决方案来自动化其会计系统、降低成本并提供快速、安全的存储和信息访问。此外，当 Salmon 收购一家使用 DocuWare 的公司时，两家公司必须合并其流程以满足政府要求。

Carubba Collision 是纽约州北部的一家车身修理厂集团，正处于高速增长阶段，每年开设 4-6 家新店。这种快速扩张给公司的会计部门带来了挑战，该部门正在努力管理不断增加的发票和其他财务文件。该公司正在使用 PSIcapture 将发票传输到 QuickBooks 进行处理，但管理团队认为，通过实施 DocuWare 的工作流自动化功能可以实现平台之间更紧密的集成。

Total Environmental & Power Systems, Inc. (TEPS) 是加利福尼亚州和内华达州的一家顶级电信承包商，其纸质会计工作流程面临挑战。该公司收到一位大客户的请求，要求提供其材料发票的电子副本，以便更好地了解材料费用。此外，TEPS 收到的近 90% 的发票都是数字发票，这使得纸质格式效率低下且过时。该公司需要一个支持移动设备、基于云且易于实施和维护的解决方案。

总部位于休斯顿的定制住宅建筑商 On Point Custom Homes 需要一种基于云的解决方案，让员工能够从施工现场远程访问数据并审查和批准发票。当公司的服务器和备份驱动器崩溃时，这种需求进一步加剧，迫使他们几个月内恢复使用纸质系统，同时研究最适合的数字解决方案。该公司需要一种移动就绪且提供安全性和灵活性的解决方案。