在实施 ProcessMaker Campus 之前，俄勒冈市学区通过纸质表格管理其采购申请。工作人员填写表格并将其提交到大楼，然后快递员会将其取走（每天一次），然后将表格分发到中央办公室的正确部门。根据主管的批准，该过程可能需要长达三天的时间。一旦进入会计部门，采购申请每天都要手动输入系统，然后必须“运送”回学校或原产地。当个人不在学区时，时间可能会更长。学区面临的一些最大挑战是及时将采购订单送回请求者，采购订单放在个人办公桌上而没有进展，纸张从一个邮箱到另一个邮箱，纸张在邮箱中来回移动，没有人知道采购订单何时会输入系统，因为它可能会在某人不在办公室时放在他的办公桌上好几天。

P2 Energy Solutions 是一家为 1,700 家石油和天然气公司提供财务和会计软件的供应商，它面临着许多挑战。他们的技术堆栈包括 100 多种不同的软件解决方案，他们需要一个工作流解决方案来补充这些现有系统。租赁审批流程与其他流程无关，生产量集成通常由外部软件完成。地质产品不属于传统会计软件，能源公司及其软件必须遵守州和联邦法律规定的复杂治理。这些挑战阻碍了公司有效管理和简化运营的能力。

德科哥伦比亚是德科集团的一个分支机构，该公司使用手动流程与其员工、客户沟通，并收集和存储数据。这些手动解决方案导致沟通滞后，对敏感信息构成重大安全风险，并导致临时员工在软件可访问性方面缺乏透明度。该分支机构还存在流程管理不明确的问题，以及临时员工可访问多少软件的透明度问题。管理人员会临时授予承包商访问权限，新用户通常需要几天或几周的时间才能访问他们需要的系统。同时，这些承包商被授予了系统访问权限和权限，而高层管理人员以外的员工则无权访问这些系统和权限。这给德科哥伦比亚带来了巨大的安全风险。

非洲联合银行 (UBA) 之前使用的是供应商提供的工作流解决方案，该解决方案功能有限，无法满足不断变化的业务需求，无法为客户提供价值和服务。旧软件难以衡量业务关键绩效指标 (KPI)，例如请求周转时间。复杂手动流程的自动化非常耗时，实现完全自主自动化非常困难。更改或更新当前做法意味着对旧系统进行艰难的调整。所有这些因素都证明成本效率低下。

Nuevatel SA 是玻利维亚、海地和多米尼加共和国的一家领先电信公司，该公司认为采购流程在公司内部具有很高的可见性，是 ProcessMaker 中 BPM 实施的理想起点。采购流程是集中式的，这意味着中央和地区办事处的员工都必须联系总部的采购官员才能提交采购申请。这通常是通过电话或电子邮件完成的。这些员工通常必须多次打电话才能检查申请的进度。因此，官员们花费了太多时间来响应和验证这些采购申请的状态。申请表通常必须从一个地方运送到另一个地方才能获得批准。采购代理收到的申请没有任何标准格式，这导致代理不得不多次致电其内部客户以澄清申请的各个方面。

Barton & Associates 是一家医疗人员配置解决方案提供商，其员工安置流程效率低下，令其苦不堪言。该公司使用电子邮件、Excel 和纸张的组合来管理医疗人员安置流程的各个部分。该流程非常繁琐，Barton & Associates 几乎无法了解待处理请求的状态。总体而言，Barton & Associates 发现其员工花费了太多时间试图通过电话和重复的后续电子邮件来填补流程中的漏洞，这些漏洞旨在验证流程中未有效捕获的重要信息。由于 Barton & Associates 发现其员工安置流程效率低下，该公司认为需要一种可以自动化流程并大大提高流程管理能力的解决方案。

墨西哥州自治大学 (UAEMex) 是一所公立高等教育机构，致力于创造、研究、保存、传播和传播普遍知识。目前，它是墨西哥最好的大学之一。然而，UAEMex 面临着巨大的挑战。该大学需要一个系统来促进 UAEM 所有协议的规划、监控和轻松访问相关信息。在目前的状态下，没有一个记录所有公约的单一系统。因此，学生、教师和管理人员无法访问有关协议的信息，因为信息不可用，这通常会阻止学生从大学协议中完全受益。

Coincidir Servicios Financieros 是墨西哥的一家小额信贷机构，在管理贷款核查流程方面面临挑战。该流程是手动的、耗时的且缺乏精确性，导致贷款回收率低。允许信贷额度的资格标准并不总是得到满足，导致每 200 万美元的贷款只有 10% 的回收率。Coincidir 需要一个有效且全面的风险分析流程来防止他们承担高风险贷款。他们还需要最大限度地缩短贷款审批时间，以接收更多账户并提高客户满意度。新的工作流程需要可复制且灵活，以适应 Coincidir 将来可能决定向其客户提供的任何新信贷服务。

金融服务提供商 MN Vermogensbeheer 曾使用现场档案来存储养老基金的政策文件。该系统需要由内部员工团队进行维护，这非常耗时，并且会分散他们的精力，使他们无法专注于核心流程。平台更新需要来自不同部门的团队成员的参与，这进一步减少了他们的可用带宽。对更高效、更省力的解决方案的需求促使 MN 考虑转向基于云的平台。

在竞争激烈的市场中，贷款审批流程的速度可以决定您的成败。对于这家银行来说，许多任务仍然需要大量人工：银行工作人员手动验证护照、就业记录、银行对账单和工资单。该银行经常失去客户，这些客户会转向决策速度更快的竞争对手。由于积压，营销部门经常不得不暂停或撤回营销活动 — 仅仅是因为员工无法再处理任何请求。

Valeo 是一家全球汽车行业供应商，其业务流程管理 (BPM) 审批流程严重延迟，耗时 90 秒甚至更久。这导致用户投诉增多，客户满意度大幅下降。该公司需要改进其业务流程以满足新需求并实现其积极的增长率目标。Valeo 之前的 BPM（富士通产品）无法满足该公司对工作流应用程序（包括移动界面）快速增长的需求。

Kingfisher 是欧洲最大的家居装饰零售集团，在欧洲和亚洲的八个国家经营着 1,000 多家门店。该公司拥有多个董事会，他们推动战略决策的能力对于 Kingfisher 不断扩大的 DIY 零售商品牌组合的成功至关重要。该公司董事会成员通常担任多个委员会的职务，需要在短时间内为几次董事会会议提供材料。格式化董事会材料、打印纸质副本并在不可避免的最后一刻出现更改时添加新页面是 Kingfisher 公司秘书团队执行的一项耗时工作。会议频率和董事会成员遍布欧洲各地对及时、安全且经济高效地汇编和交付董事会材料提出了挑战。

Sysco Corporation 是食品和相关产品的全球领导者，在管理其遍布美国、加拿大、欧洲、中国和南美等不同地区的 300 多个活跃实体和部门时面临重大挑战。该公司面临的最大风险是及时了解每个实体的业务运营情况并确保其信誉良好。Sysco 的运输车辆经常跨越州界，如果其运营的实体信誉不佳，他们可能会面临巨额罚款。该公司需要一个系统，使他们不仅可以跟踪美国和加拿大的公司，还可以跟踪欧洲、中国和南美的公司。他们之前使用的系统非常有限，缺乏灵活性。

CRICO 是哈佛大学所有医疗机构及其附属机构的保险提供商，该公司在编纂和分发董事会手册的传统流程方面面临挑战。该流程涉及物理副本、加密 PDF 和 FTP 共享的组合。这种方法不仅耗时，而且缺乏集中的信息存储库，无法满足不断扩展的安全性和合规性要求。该公司拥有大量敏感度不同的数据，需要在不同的机构、董事会和委员会之间传输。它需要一个能够适应这些合作关系并保持其数据协议所需的强大控制的解决方案。

Intu Properties Plc 是一家领先的区域性购物中心所有者、管理者和开发商，在管理董事会方面面临重大挑战，董事会每年要召开 30 多次董事会和委员会会议。获取和整理董事会会议材料的过程既耗时又繁琐，通常需要将 600 页的材料打印在成堆的纸张上，然后需要整理并通过邮寄发送。该公司还面临着安全管理与上市公司要约相关的超敏感文件的挑战，确保只有授权人员才能访问这些文件。

澳大利亚红十字会于 2008 年从纸质系统转移后，开始使用董事会门户解决方案 BoardLink 来管理其董事会文件。其之前的董事会文件包包含 500 多页纸，为 16 位董事会成员中的每个人整理和制作文件非常耗时。实施 BoardLink 的目标是将其董事会文件包转换为电子系统；然而，该非营利组织在用户接受度方面遇到了困难。BoardLink 解决方案使用起来很麻烦，而且董事会的许多长期成员都不愿意改变，导致他们继续依赖纸张。BoardLink 还提供离岸支持，因此很难及时响应系统问题。

通用磨坊董事会于 2011 年开始使用 Diligent Boards 作为董事会会议管理的安全解决方案。在使用 Diligent 之前，该组织使用的是纸质流程，无法提供公司秘书团队所需的效率或保护。2019 年，董事会增加了 Diligent Messenger，这是一款集成的消息应用程序，可集中管理董事会消息并确保与董事的所有通信都经过加密。当 COVID-19 危机来袭时，Diligent 解决方案使通用磨坊董事会能够迅速有效地响应在家办公的要求。公司秘书团队能够远程继续运营，包括安排董事会和委员会会议，并安全地向董事会定期提供 COVID-19 更新。

EDENS 是一家私人房地产投资信托公司，拥有三家机构所有者：摩根大通资产管理公司、纽约州教师退休系统和黑石集团。因此，该公司对董事会会议和协作的需求与上市公司不同。这三家机构投资者不仅必须安全地访问董事会文件、同意书和其他信息，而且还需要与各自团队中的非董事会成员共享访问权限。在采用 Diligent 平台之前，EDENS 及其行政人员每次董事会会议都要创建和分发纸质董事会手册，并通过电子邮件分发同意书，这带来了后勤和生产问题。

UnitingCare 是澳大利亚最大的非营利性医疗、老年护理、残障和社区服务提供商之一，它面临着管理分布在各个系统中的大量组织数据的挑战。该组织拥有 460 多个分支机构，需要一个企业级软件系统来整合所有风险和保障相关数据，以便提高效率并利用内部审计的洞察力，同时支持管理层实时提供有针对性的风险和保障评估。他们需要连接企业内的所有主要操作系统（包括 SAP、AX9、AX12、D365、三个时间表系统和三个临床管理系统），以便将所有数据汇总到一个地方。UnitingCare 风险与保障总经理 Andrew Cooke 还希望找到一种方法来管理不同业务线的 400 多个复杂的儿童安全风险评估。他希望找到一种方法来跟踪状态、结果以及风险状况随时间的变化。

尽管一家领先的国防承包商在提供端到端解决方案以收集、处理和理解传感器数据方面取得了成功，但他们在与治理、风险和合规性 (GRC) 相关的几个关键领域仍存在重大差距。他们曾利用手动电子表格流程进行风险评估，这几乎不可能扩大覆盖范围并报告评估结果。缺乏自动报告功能使领导层难以真正了解所跟踪风险的状态，漏洞管理团队也没有机制来推动问责制和及时解决问题。他们还难以证明他们的 GRC 策略如何融入所需的政策、程序和控制。此外，作为政府承包商，他们必须满足许多联邦法规和标准，包括 NIST 800-171。

Néotoa 是法国布列塔尼的一家房地产公司，几年前就开始了数字化转型。他们已经部署了一套文档管理解决方案，用于归档和集中文档。但是，他们希望将电子文档管理 (EDM) 的范围扩展到所有文档流程，例如员工档案、税务和诉讼、资产管理和法律事务。他们还希望包括电子签名并转向“零纸化”环境。该组织发现其当前工具与其 ULIS ERP 系统过于孤立，缺乏灵活性，并且扩展其初始范围所需的开发成本过高。

英国大型教育机构奇切斯特学院集团 (Chichester College Group) 面临着大量使用纸张的流程带来的挑战。该学院由一项绿色倡议推动，旨在实现无纸化，但 2017 年 7 月与另一所学院的合并凸显了其纸质系统的低效性。由于各种收购，该学院正在处理越来越多的纸质文件，他们需要快速进行数字化。他们正在寻找一种单一的解决方案，可以处理文档和内容捕获、提供强大的文档存储库、实现快速信息检索和存储，以及跟踪和控制所有校园内的文档。纸质系统不仅耗时，而且还对学院的环保承诺产生负面影响。

哥伦比亚私立大学豪尔赫·塔德奥·洛萨诺大学 (Jorge Tadeo Lozano University) 正在努力整合其机构档案，并将大部分文件（如入学、录取和注册记录、成绩和成绩单）数字化，以便以数字方式访问。该大学希望扩大该系统的使用范围，包括内部和外部流程，从而能够在单一通信窗口从初始注册开始跟踪记录。该大学还打算将 DocuWare 与现有的 IT 应用程序和哥伦比亚批准的电子签名系统集成。

在引入文档管理系统之前，物流服务提供商 ETC Holland 手动处理所有文档。通过电子邮件收到的订单被打印出来并转发给负责的职员，并与其他运输文件一起归档。这是一个非常耗时的过程，需要大量的行政工作。他们希望确保所有订单、收到的发票和运输文件都能得到快速处理和自动存储。一些记录还需要对司机和客户可见。并且需要简化审计和税务审计期间对文档的访问。

国际物流服务提供商 Anker Logistica 的定价协调部门面临巨大挑战。该公司为客户创建报价和向货运代理商询价的流程是手动且耗时的。每个请求都需要从 PDF 文件复制数据并粘贴到电子邮件中，这个过程每天重复多达 150 次。这导致了大量时间损失并造成了公司运营瓶颈。此外，如果向 Anker 发出运输请求的时间过长，客户订单将被自动取消。该公司评估了几种软件产品以提高流程效率，但似乎没有一种能够解决这个问题。

EPG 是一家专注于供应链管理的全球性公司，其发票验证流程面临挑战。由于办事处分布在不同地点，该流程变得非常耗时，尤其是由于仍在使用一些模拟组件。该公司使用 SAP 作为其 ERP 软件，并使用 DocuWare 进行流程和文档管理。然而，现有系统效率不够高，导致发票审批延迟，可能需要长达两周的时间。该公司需要一个可以简化流程并改善对供应商的服务的解决方案。

智利的一家医疗服务提供商 Medicenter 在文档管理方面面临巨大挑战。该公司处理每次治疗产生的大量文档，随后各个部门都会检索这些文档。纸质文件和数字文件同时使用给诊所的日常运营带来了很大问题。例如，患者必须亲自将与治疗相关的文件带到各个病房，这减慢了患者流动速度，直至结账。同时，检索过去的报告几乎是不可能的。这是因为记录没有集中存储在相应的医疗中心。即使有了数字记录，远程访问也会失败，因为本地服务器没有为在线访问提供合适的安全结构。

Carebase 是英国一家领先的养老院和疗养院运营商，其人力资源和质量保证流程面临挑战。该公司的招聘流程基于纸张，涉及每个新员工所需文件的清单。然而，随着招聘人数的增加，该流程变得存在问题，包括频繁扫描和打印文件、检索困难以及使用不正确或较旧版本的风险。通常不清楚仍需要哪些文件来完成该流程。在质量保证方面，每个家庭厨房都使用每日“厨房表”来记录食物供应或冰箱和冰柜温度。质量管理必须手动汇编和检查这些每日报告中的数据。

Car Avenue 集团是一家由约 130 家汽车贸易官方经销商组成的企业集团，其比利时分公司正在努力应对复杂的收款发票处理问题。由于特许经营商是独立的法人实体，因此每个地点的审批流程各不相同。一些经销商通过将发票邮寄给会计部门来批准发票，而其他经销商则在纸质审批流程中手动签署每张发票。这导致工作流程严重延迟，因为必须先收到实物收据。除了发票审批之外，该公司还希望将其他公司流程数字化。

Armonea 是一家医疗保健公司，管理着 132 家机构，为超过 15,000 名老年人提供护理，但该公司在管理非标准化收款发票方面遇到了困难。这些发票并非来自 Armonea 集团的主要供应商，需要手动输入数据并传输到会计系统 Agresso（现为 Unit4 ERP）。这个过程既耗时又低效，占用了可用于其他任务的宝贵资源。