Community Title & Escrow (CTE) 是一家产权保险公司，自 19 世纪初以来，该公司保存着阿肯色州东北部每笔土地交易的档案。该公司在研究房产所有权的手动过程中面临着挑战。文件按地理顺序编入“小册子”，指导员工找到编号的盒子或活页夹，以访问构成产权链的实物文件。随着 CTE 的发展和收购其他产权公司，手动维护所有这些记录变得非常困难。该公司需要一个解决方案，将所有信息数字化到一个可搜索的数据库中，以方便员工访问，消除容易出错的手动、手写流程，并加快产权保险工作流程，以快速满足客户的产权保险需求。

opta data group 是一家为医疗保健行业公司提供支持的公司，其发票处理面临挑战。他们每月收到 3,500 多张应付发票，大部分是纸质发票。这些发票记录在 Excel 中，并发送给负责的部门和地点进行审批。由于审批流程多阶段，且发票基本分为多个金额并分配成本中心，因此处理时间很长。在审批过程中，会计部门也缺乏对处理状态的概览或透明度。搜索信息也花费了大量的时间和精力。

HB Munters Group 是一家专门从事温度、湿度和气候控制系统的国际公司，其文档管理面临挑战。他们的纸质文档存储空间不足，而且很难找到单个文档。为了解决这个问题，他们在二十多年前开始将所有订单文档数字化。这最初带来了一些缓解，释放了办公空间，并使员工能够访问重要文档。然而，每个月必须手动索引数百份文档以供日后检索，这个过程既耗时又低效。2009 年，他们决定增强 ERP 系统，并重新审视对文档池和 DMS 的使用。

Rawlings Sporting Goods Company 是美国一家领先的体育用品制造商和营销商，它在管理定制订单和有效地向供应商传达订单信息方面面临挑战。该公司需要一种解决方案，能够将定制规格和图稿与原始订单联系起来，并与世界各地的供应商共享此信息。该解决方案还需要维护版本控制，并允许与全球供应商共享文档和文件。该公司的客户服务团队与客户合作，打造定制产品，如服装、制服、运动器材和其他授权商品。由于每个订单都需要管理大量信息，因此很难跟踪所有详细信息并确保可以随时访问正确的信息。

Talbot Marketing 是加拿大最大的促销产品、企业服装和制服供应商之一，该公司在处理手动、纸质销售订单流程时遇到了困难。该流程需要使用马尼拉信封（称为票据）来收集与订单相关的所有文件。这包括从初始订单到艺术品审批、运输和开票的所有内容。然后，票据被从一个部门转移到另一个部门。这种方法耗时、容易出错，并且使文档检索变得困难。管理团队无法有效地管理现金流、平衡工作量、避免瓶颈并确保没有订单丢失或停滞。

JTE Recruit 是一家招聘机构初创公司，每天要管理数百份文件，包括电子邮件、客户合同和候选人文件。招聘人员将所有这些文件存储在自己的笔记本电脑上，因此很难在中央组织结构中获取这些信息。在这种分散存储形式下，搜索信息尤其成问题。随着公司的发展，以这种方式工作变得越来越难以维持，员工和客户服务都会因此受到影响。

在实施 DocuWare 之前，Cabot Oil & Gas Corporation 的会计部门面临着多项挑战。将填好的发票和随附文件邮寄到公司办公室进行归档的过程非常耗时，有时还会导致文件丢失。员工还花费大量时间在文件中搜索纸质文件。作为一家上市公司，Cabot 还必须遵守《萨班斯-奥克斯利法案》的要求，而使用他们以前的系统，这是一个繁琐的过程。该公司需要一个能够简化其工作流程、改善信息访问并帮助他们遵守合规性标准的解决方案。

Hydratech Industries 是一家专门从事高压解决方案的公司，其文档管理系统面临挑战。多年来，该公司积累了来自研发、质量保证和销售等各个部门的无数文档。这些文档以简单的文件夹结构存储在服务器上，包括生产文档、技术图纸、电子邮件和中英文合同。每个项目组都有自己的归档系统，导致文件夹结构和访问权限不同。这导致员工感到困惑，他们经常不知道在哪里可以找到重要文档，也不知道哪个版本是最新的。搜索时间很长是常有的事，当文档需要审批时，必须通过电子邮件来回发送大量数据。团队成员通常很晚才知道有新文档。

Marketing Personal SA 是一家拉丁美洲跨国公司，在订单跟踪和确保交付方面面临挑战。该公司的运营团队负责管理新订单、处理与包裹交付相关的问题以及回复顾问的询问和索赔。但是，跟踪很复杂，送货承运商向 Marketing Personal 开具的运费发票并未反映出对交付和客户询问的有效监控。客户服务部门没有关于交付各个阶段的清晰及时的信息，因此他们无法实时回复询问。他们不得不依赖运营团队提供的预计交付信息和纸质文件。运输过程中生成的所有文件都会保存数年，作为付款的交付证明和合法的备份文件。手动处理运输文件存在风险 - 它们可能会丢失或损坏，从而无法作为参考点。

Mercy Health Network 是一家非营利性组织，在 18 个州运营医院和医疗机构，其 Mercy 临床实验室面临挑战。该实验室每天分析来自 17 家医院和 300 家机构的 1,800 多个患者样本，其处理实验室订单和账单的纸质系统缓慢而低效，令其苦不堪言。该实验室每年为医院贡献约 3,000 万美元收入，因此数字化流程是当务之急。实验室需要加快从收到样本到开具账单的处理时间。在实验室寻找新系统期间，有 700-800 万美元的实验室工作等待开具账单。目标是多方面的：自动化流程；缩短开具账单的时间；简化患者访问、医疗编码和账单团队之间的文档共享。

Berwick Retirement Communities 是一家家族企业，在加拿大不列颠哥伦比亚省建造和管理养老院，其供应商发票审批和付款流程面临挑战。由于有六家养老院要运营，还有更多养老院正在建设中，再加上两个位于不同地点的总部，流程非常复杂。发票必须以纸质或电子邮件形式在不同的办公室之间流转，以收集必要的签名和批准。这导致了不必要的冗余和复杂性，因为需要在不同地点制作多份发票副本。工作人员必须致电不同的办公室来查找发票并确保收集到所有签名。当供应商打电话询问付款情况时，Berwick 人员并不总是能够找到特定的发票，而必须联系其他办公室来查找丢失的文件。

犹他州莱顿的一家顶级汽车销售公司 Young Automotive Group 在其新员工入职培训流程方面面临挑战。该流程要求所有新员工前往特定地点完成文书工作，有时甚至要从偏远地区甚至州外前往。这不仅不方便且耗时，而且还增加了公司的费用，因为公司需要报销新员工的差旅费和油费。该公司还面临着人力资源程序繁琐的纸质流程，包括处理员工离职面谈、管理奖金和其他员工福利。

Criterion Tool & Die Inc. 是一家家族企业，由第三代人经营，为医疗、航空航天和光子学等零故障行业制造精密部件。根据政府法规，该公司必须在产品和仪器的使用寿命内保留其供应部件的相关文件。这些要求导致该公司多年来在工厂中存储了数千份纸质文件。纸张和巨大的存储空间使得查找文件既耗时又困难。此外，当审计要求时，该公司必须及时提供所有支持文件。

Century Fence 是一家家族经营的定制围栏供应商和路面标记承包商，该公司希望减少对纸质文件的依赖，加快工作流程，并确保记录易于访问。该公司希望实施数字移动解决方案，为现场主管提供对项目文档的远程访问。该解决方案需要与其现有的 ERP 和会计程序集成，并管理报价、合同、保险、现场计划、电子邮件通信等文件。在项目的报价、准备、安装和结算阶段，该公司的项目文件夹保持打开和活动状态约三个月。对于 Century Fence 主管来说，在此期间，在现场并快速访问项目文件至关重要。

Adams Fairacre Farms 是一家超级农贸市场，在纽约哈德逊河谷拥有四家分店，该公司一直苦于低效的纸质发票处理和价格比较流程。由于不同商店的 100 名经理每周要处理超过 2,500 张发票，缺乏透明度和效率是一个巨大的挑战。该公司需要一种数字解决方案来简化这些流程、提高准确性并提高工作流程速度。

随着 Kowalski's Markets 的成长和扩张，管理纸质会计记录变得非常困难。一名公司会计员工每周需要花 3-4 天的时间将发票信息输入会计系统。部门经理也在输入发票信息以编制每周报告。这个过程既耗时又低效，因此需要更精简的解决方案。

酒店管理公司 Culinaire International 正在处理其中央会计办公室的大量文件。他们每个远程办公地点每周都会发送一个 FedEx 包裹，其中包含应收账款和应付账款文件的副本以供处理。这种工作流程效率低下且成本高昂。在评估外包会计功能或找到基本的数字文档存储库后，Culinaire 意识到他们真正想要的是一个更强大的解决方案，该解决方案具有搜索功能、光学字符识别 (OCR)、数字工作流程以及自动索引和消除纸质文件的能力。

罗马尼亚肉类企业 Elit 近年来发展迅速，日发货量大幅增加，每天生成 4,000 多张发货单和发票。客户在这些单据上确认收到货物，然后这些单据返回公司。对于公司的发票部门来说，这一过程意味着大量工作。在使用文档管理系统 (DMS) 之前，员工必须手动逐一检查每份已签署的文档。尤其是在出现分歧时，手动方式尤其不利：有时要等上几周才能收到款项。此外，生产力测试显示，每月有数百张发票未付，导致大量后续工作和时间浪费。

在引入文档管理系统 (DMS) 之前，阿拉伯伊斯兰银行 (AIB) 的每个分行都有自己的纸质档案。这导致效率低下，因为客户服务人员通常不知道哪些客户文件已经可用，哪些文件仍需提供。这导致客户经常被多次要求提供相同的信息，或者必须从外部请求这些文件。鉴于 AIB 每天进行数百笔交易，这导致了严重的延迟。另一个挑战是跨部门文件审批。合同和申请由各个部门审查，纸质文件的转移（尤其是在分行和总部之间）效率低下。

Mosscare Housing Ltd. 是一家慈善非营利性住房协会，致力于为大曼彻斯特地区的社区和个人提供高质量、高价值的住房服务。其中包括曼彻斯特市、泰姆赛德和特拉福德。Mosscare 成立于 1967 年；如今，该协会管理着大约 3500 栋建筑和公寓。管理这些物业的所有行政维护工作均由 Mosscare 的 100 名员工负责。许多建筑以前是该市的财产。在引入文档管理系统 (DMS) 之前，他们的纸质档案中收集了大约 150,000 页纸质文件。每位 Mosscare 员工都必须能够全面地为潜在租户提供建议。为了实现这一点，公司的所有文档必须能够同时由多名员工轻松检索和查看 - 而无需花费宝贵的时间在同事的办公桌上复印或搜索文档。他们现有的软件 Link2（一种住房物业管理系统）应保留，并且文档应可在此系统内轻松访问。员工们使用大约 70 台运行 Windows 2000 的计算机。他们计划将有关房地产以及现有和有意向的租户的各种信息存储在 DMS 系统中。这意味着需要处理来自各种来源的多种不同类型的文档。不同部门的多名员工也需要访问这些信息。

ADM Investor Services International (ADMISI) 在管理和存储与客户相关的文档方面面临挑战。创建新文档的过程非常繁琐，需要填写不同的 Word 模板，然后将其打印出来。该公司还必须处理财务经理的授权书，这需要人工干预。检索信息是一个耗时的过程，员工必须在纸质档案中搜索数小时。该公司还必须遵守数据保护法规 (GDPR)，但由于文档存储在不同的文件柜或服务器驱动器中，因此这很困难。

Marcon International 是一家船舶经纪公司，专门从事运输船舶，包括拖船、驳船、船员和补给船以及远洋拖船和小型客运渡轮。该公司拥有大量有关全球船舶的信息。尽管在特定时间点只有大约 3,000 艘船舶可供租赁或出售，但 Marcon 积极跟踪大约 17,000 艘船舶和驳船。Marcon 还保留了大约 26,000 条已退出市场的船舶的存档记录信息。该公司维护着一个包含超过 12,000 条记录的客户数据库，并有三名人员专门负责添加、更新和获取这些信息。由于信息量巨大，Marcon 一直使用电子数据管理系统，这是 DocuWare 的前身。

Shelter Products 是一家木材、胶合板和其他建筑材料的分销商，其应付账款系统面临挑战。随着公司业务的增长，对高效应付账款系统的需求也随之增长。由于文书丢失或错误传送，该公司错失了提前付款折扣。该公司每天必须处理大约 100 张发票，而纸质处理需要数小时才能将发票发送给相应的交易员助理。该公司需要一种可以简化其应付账款流程并提高效率的解决方案。

Chicagoland Fat Loss Camps 是一家在芝加哥地区提供营养咨询和锻炼计划的公司，其纸质客户注册和跟踪系统面临挑战。该公司每六周举行一次启动活动，每个地点有 50 到 70 名参与者。对该计划感兴趣的参与者会填写纸质表格，这通常会导致信息不完整或难以辨认，需要员工跟进。这会导致延误，并阻碍将活动参与者转化为客户。此外，工作人员在纸上记录称重人数、补充订单和推荐奖金。员工们长时间工作以将数据输入公司的 ERP 系统，每次活动的成本约为 3,000 美元。

Corestruc 是一家活跃于混凝土、房地产和农业行业的南非企业集团，由于其子公司的地理分布，该公司在纸质管理方面遇到了困难。分散的员工每月只前往波罗克瓦尼总部一次，导致平均需要四周时间才能处理收到的应付帐单。紧急文件有时会被扫描并通过电子邮件转发，但这通常会导致失控，因为不清楚发票副本是否已处理。此外，当总部将文件归档后，子公司需要依靠波罗克瓦尼的同事查看文件以回答询问。这需要反复检索、复印和发送文件。

圣路易斯县社区行动机构 (CAASTLC) 因其纸质文件密集型项目而面临巨大挑战。例如，低收入家庭能源援助计划 (LIHEAP) 在高峰期收到多达 500 份申请，产生约 20,000 份纸质文件。每份申请都需要收入证明、水电费账单和其他个人信息，这些信息很少一起提交。随着账单和其他文件的到来，工作人员必须检索物理文件并添加新信息。随着州政府对 LIHEAP 的要求越来越严格，申请人数也越来越多，CAASTLC 被大量文件淹没。另一个挑战是 CAASTLC 的药物和酒精教育计划，该计划将一些旧文件存储在异地，检索这些文件需要花钱。

Josep Bombardó 的纺织公司位于西班牙萨瓦德尔，该公司使用电子文档归档已有一段时间。然而，他们在使用 Windows 文件夹时遇到了问题，尤其是在协作处理文档或分配编辑权限时。更严格的数据保护法规促使管理层寻求更专业的解决方案。人事文件仍为纸质形式，缺乏安全性是管理层的一大担忧。他们需要一种解决方案，不仅可以以数字方式存储文档，还可以优化以前手动且耗时的工作流程。

设施管理全服务集团是一家提供设施管理领域综合服务的公司，其开票流程效率低下，令其苦不堪言。每个月，分公司都会收集大约 800 份由客户签名的服务工作单，并将其发送到巴特洪堡的财务会计部门。然后，他们会在 Sage ERP 系统中创建并打印发票。工作单会进行分类，然后手动装入信封并寄出。邮寄过程中会浪费大量时间和文件。一项服务可能需要长达 30 天的时间才能开具发票。同时，纸张数量也非常庞大，每月需要填满 30 个活页夹。

位于肯塔基州欧文斯伯勒的戴维斯县公立学校 (DCPS) 面临着通过纸质表格收集和与家长交换信息的传统方法的挑战。这个过程既耗时又低效，而且让家长和工作人员都感到沮丧。有多个孩子的家长必须在多份表格上填写相同的信息，这很不方便。此外，学校必须在纸上跟踪文档保留时间表，这是一项艰巨的任务，因为不同类型的文档会按照不同的时间表被清除。例如，出勤数据必须保留 20 年，而学校护士获得的健康信息只需保留 5 年。

波特县警长部门面临着预算削减和需要管理大量文件（包括逮捕令、案件报告、罚单和监狱文件）的挑战。存储和检索这些文件的过程效率低下且耗时。例如，逮捕令存储在文件柜中，必须由处理紧急呼叫的调度员进行验证。案件报告需要打字、打印并重新输入执法管理程序，每天需要花费六个小时。该部门还要处理大量的监狱记录，并且县政府要求保存每张罚单的副本 10 年。