圣路易斯县社区行动机构利用 DocuWare 简化运营
公司规模
200-1,000
地区
- America
国家
- United States
产品
- DocuWare
技术栈
- Document Management System
实施规模
- Enterprise-wide Deployment
影响指标
- Cost Savings
- Productivity Improvements
技术
- 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
适用功能
- 商业运营
服务
- 系统集成
关于客户
圣路易斯县社区行动机构 (CAASTLC) 是一家非营利组织，通过评估和转介服务为低收入社区成员提供帮助，每年为 44,000 名客户提供服务。CAASTLC 运营社区支持农业计划、药物和酒精教育计划以及就业发展和能源服务。他们的一个主要计划是低收入家庭能源援助计划 (LIHEAP)，该计划帮助符合条件的社区成员在需要时支付电费、暖气费或煤气费。LIHEAP 和其他计划需要严格的记录保存，而这些记录都是手动完成的。
挑战
圣路易斯县社区行动机构 (CAASTLC) 因其纸质文件密集型项目而面临巨大挑战。例如，低收入家庭能源援助计划 (LIHEAP) 在高峰期收到多达 500 份申请，产生约 20,000 份纸质文件。每份申请都需要收入证明、水电费账单和其他个人信息，这些信息很少一起提交。随着账单和其他文件的到来，工作人员必须检索物理文件并添加新信息。随着州政府对 LIHEAP 的要求越来越严格，申请人数也越来越多，CAASTLC 被大量文件淹没。另一个挑战是 CAASTLC 的药物和酒精教育计划，该计划将一些旧文件存储在异地，检索这些文件需要花钱。
解决方案
CAASTLC 实施了文档管理系统 DocuWare，以数字化和自动化其手动流程。根据密苏里州法律的要求，他们能够在收到申请后的三天内登记申请。文档检索和自动化工作流程节省了时间，因为工作人员可以扫描多个申请并使用条形码分离将它们发送到正确的工作人员的收件箱。他们不再需要手动搜索文件来添加新文档。当申请人打电话时，工作人员不再需要查看物理文件，而是可以在 DocuWare 中搜索。以前存放在异地的文件现在存储在 DocuWare 中，可以立即找到而无需支付额外费用。当该机构因 COVID-19 而不得不转向远程办公时，即时访问文档和自动化工作流程使 CAASTLC 能够继续远程为社区成员提供服务。
运营影响
数量效益
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