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Premier Oil 通过 Nintex 简化文档管理

技术

自动化与控制 - 自动化与过程控制系统
处理器与边缘智能 - 嵌入式和边缘计算机

适用行业

国家安全与国防
石油和天然气

适用功能

采购

用例

库存管理
篡改检测

服务

系统集成

关于客户

Premier Oil 是一家全球石油和天然气公司，业务遍及世界各地。该公司致力于在运营中保持高标准的效率和安全性。 2014 年底，Premier Oil Vietnam 认识到需要改进其文件的控制和传播。该公司寻求提高文档安全性并自动化文档的开发和交付，以节省时间和金钱，提高文档检索的效率和准确性，并降低运营风险。 Premier Oil Vietnam 通常一天雇用多达 100 名海上承包商和供应商，这使得文件安全成为其运营的一个重要方面。

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挑战

Premier Oil 是一家全球石油和天然气公司，正在努力解决现有文档管理流程的复杂性和低效率问题。该公司的文档管理员被源源不断的许可、信息和文档请求淹没，并负责管理主文档上列出的文档编号。文档编码既不直观，也不被需要访问的离岸员工所理解。文件控制员还花费了无数时间向多个部门的管理层发送权限请求。此外，该公司需要提高文档安全性，以确保专有信息不会被更广泛地共享，特别是考虑到 Premier Oil 在典型一天内雇佣多达 100 名海外承包商和供应商。

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解决方案

Premier Oil 与 Appv 签订合同，通过 SharePoint 和 Nintex 工作流程和表单彻底改造其现有系统。新的 Appvity 工作流程提供自动文档编号以及改进的文档归档和检索，以增强文档控制。该系统经过重新配置，可以向相应的经理提供明确的请求，并自动生成文档编号，以提高效率并减少潜在的混乱。引入了延迟审批功能，管理人员只需单击一下即可批准请求，从而节省了整理信息和起草审批请求的时间。新系统还允许管理人员检查文档在流程中的位置以及谁正在访问特定版本，从而提高安全性和运营保证。 Nintex 解决方案还可以设置和更改流经系统的每个文档的权限，确保专有信息不会被更广泛地共享。

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运营影响

The implementation of the SharePoint and Nintex Workflow and Forms has significantly improved Premier Oil's document management process. The automated document numbering and improved filing and retrieval system have enhanced document control and made the process more intuitive for the end users. The Lazy Approval feature has streamlined the approval process, freeing up the document controller for more value-adding work. The new system has also improved security and operational assurance by allowing managers to track the process and access of documents. Furthermore, the ability to set and change permissions for every document has ensured that proprietary information is not shared more widely, thereby reducing the risk of information security breaches.

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数量效益