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顶级物业管理公司数字化管理租户信息

公司规模

1,000+

地区

America

国家

United States

产品

DocuWare

技术栈

实施规模

Enterprise-wide Deployment

影响指标

Cost Savings
Productivity Improvements

技术

应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成

适用功能

商业运营

服务

软件设计与工程服务

关于客户

马里兰管理公司是一家在大巴尔的摩地区运营的知名物业管理公司。该公司在房地产市场占有重要地位，拥有约 65% 的单元，并按收费计划管理剩余单元。该公司拥有 9,000 个单元，面临着行业平均 41% 的公寓周转率，这使得租户申请和租赁的管理成为一项艰巨的任务。该公司的业务遍及多个公寓社区，每个社区都负责将其信贷和租赁申请提交给公司办公室进行审核。

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挑战

Maryland Management 是大巴尔的摩地区一家领先的物业管理公司，该公司一直苦于无法高效地存储和传输租户申请和租约以供公司办公室处理。该公司管理着大约 9,000 套公寓，由于该行业的平均公寓周转率为 41%，该公司在寻找租约副本方面面临困难。在实施 DocuWare 之前，每个公寓社区都负责向公司办公室提交其信贷和租赁申请以供审核。通过快递收到申请后，需要一周以上的时间来处理、归档并通知公寓社区该决定。这导致新老租户不得不等待很长时间才能收到申请状态通知。

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解决方案

为了应对这一挑战，马里兰管理公司实施了 DocuWare，这是 IT 经理 Bill Szczytko 选择的解决方案，因为它使用 XML 并与公司的会计软件集成。使用 DocuWare，物业经理可以打印申请并添加条形码。填好的申请被扫描到 DocuWare 中，然后通过工作流程以电子方式发送，以确保信用和犯罪背景调查以及经理批准都已完成。如果获得批准，物业经理将打印一份也贴有条形码的租赁协议。签署租约后，它将以电子方式发送到簿记部门进行进一步审查和处理。索引是自动的，使用条形码申请号作为匹配代码。与租户有关的任何电子邮件通信也存档在 DocuWare 中，从而简化了问题解决。

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运营影响

The implementation of DocuWare has significantly improved the efficiency of Maryland Management's operations. The ability to search the database has eliminated at least 100 hours a month in the Bookkeeping and Credit departments alone. The time taken to retrieve and send documents has been reduced from hours or days to just a few seconds. The company has also seen dramatic improvements in self-serve access to any document after the lease has been signed. Even outside auditors are given temporary access rights to DocuWare, making audit preparation quick and painless.

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数量效益

Eliminated at least 100 hours a month in Bookkeeping and Credit departments
Reduced document retrieval and sending time from hours or days to just a few seconds

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