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PEER 轴承案例研究

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公司规模
1,000+
国家
  • China
  • United States
产品
  • DocuWare
技术栈
  • Electronic Document Management
  • Digital Workflow
  • Automatic Indexing
实施规模
  • Enterprise-wide Deployment
影响指标
  • Cost Savings
  • Customer Satisfaction
  • Productivity Improvements
技术
  • 应用基础设施与中间件 - 数据交换与集成
  • 功能应用 - 企业资源规划系统 (ERP)
适用功能
  • 商业运营
  • 销售与市场营销
用例
  • 库存管理
  • 供应链可见性(SCV)
服务
  • 系统集成
关于客户
PEER 轴承公司是一家充满活力、以客户为中心的制造商,为全球市场提供有价值的解决方案。该公司提供各种轴承和轴承相关产品,包括径向球轴承、带座轴承、圆锥滚子轴承、农业轴承和密封件。PEER 拥有通过 TS 16949 认证的制造设施,高度重视质量保证,为农业、暖通空调 (HVAC)、电气、传动和物料搬运行业(但不限于此)的顶级 OEM 和分销公司提供服务。该公司总部位于伊利诺伊州,在美国、南美、欧洲和中国设有销售和制造工厂。
挑战
PEER Bearing Company 是一家全球轴承及轴承相关产品制造商,其销售订单工作流程面临挑战。该公司使用手动流程和传真传输相结合的方式接收客户订单。下订单后,会打印确认订单条款的确认书并传真回客户。此流程非常耗时,而且纸质文件容易丢失或放错。这些重要的销售记录存储在文件抽屉中,最终被转移到仓库的盒装仓库中。每周需要近 140 个工时来整理和归档订单文件。由于办公室里有这么多纸质文件,员工总是离开办公桌去查找所需信息。该公司每年在打印和传真方面花费 18,000 美元,此外在传真、归档和检索纸质文件方面的人工成本为 42,000 美元。
解决方案
PEER Bearing Company 实施了 DocuWare,以简化其销售订单工作流程。该公司之所以选择 DocuWare,是因为其实施简单、成本低、可扩展且平台灵活。使用现有的复印机扫描纸质文件,实施了部门的文档管理系统。DocuWare 和 PEER 的纸质系统并行运行了几周,直到员工熟悉了新系统。如今,无论订单是通过电话、传真还是电子邮件收到的,它们都会以电子方式处理,并通过 DocuWare 的工作流程发送给正确的员工。一旦 CSR 处理了订单,他们就会发出销售订单确认书,该确认书会根据系统中每个帐户的规则通过 DocuWare 自动传真或通过电子邮件发送给客户。订单、销售订单确认书和采购单会自动编入索引并存储在 DocuWare 中,将这些重要信息链接在一起。
运营影响
  • Moving to a paperless process, with secure automated storage and fast accurate retrieval of information, has greatly impacted the productivity of the orders department.
  • Employees no longer need to leave their desks to search for documentation as all information is readily available through DocuWare.
  • Management can visually track the workflow and redistribute order processing as needed.
  • Quick access to information provides a higher level of customer service being able to handle pricing and inventory matters with accuracy.
  • Resolving complaints has been simplified with the advent of digital workflow. Not only do the CSRs have instant access to information, but because the process uses electronic stamps, they can also find out how the order was received and who processed it.
数量效益
  • Immediate cost savings averaging $47,700 a year.
  • 90% reduction in fax volume.
  • 75% reduction in labor costs associated with faxing, filing and retrieving paper documents.
  • Return on investment realized in just under a year.

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