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加强流程管理和问责制:澳大利亚维多利亚州司法部案例研究

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用例
  • 租赁金融自动化
  • 人员跟踪与监控
关于客户
本案例研究中的客户是澳大利亚维多利亚州司法部的侵权管理和执法服务 (IMES) 部门。该部门由约 170 名工作人员组成,负责改善道路安全、减少道路创伤、民事合规、追收债务以及处理犯罪资产。该团队还管理司法部的支持领域,例如商业和法律、财务、政策、合同监控和商业情报。在实施 Promapp 之前,由于使用过时且低效的系统,该部门在流程管理和问责方面遇到了困难。
挑战
澳大利亚维多利亚州司法部的侵权管理和执法服务 (IMES) 部门在管理和维护数据和流程方面面临着重大挑战。该部门负责改善道路安全、减少道路创伤、民事合规、追收债务以及处理犯罪资产,使用 Word 和 Visio 来捕获和管理数据。这导致他们的流程缺乏凝聚力和一致性。遵循程序的方法有多种,通常是由不直接参与日常工作的个人开发的。工作人员必须使用复杂的系统,并且很难找到信息。流程和程序的所有权不明确,而且许多很少更新。入职流程也缺乏,造成了流程沟通不畅且常常不被遵循的环境。
解决方案
为了应对这些挑战,IMES 决定试用 Promapp(一种基于云的流程管理软件)为期 12 个月。该试验的目的是确保该软件不会给企业带来风险。在此期间,IMES 还评估了其他产品,以确保 Promapp 是正确的选择。该团队发现,虽然另一种产品提供了类似的功能,但它在可用性方面与 Promapp 不匹配,也不符合 IMES 的需求。 Promapp 的简单性使员工能够快速了解如何管理和遵循流程。它使员工能够拥有所有权和控制权,通过标准化、记录在案且易于查找的流程来改进工作流程和问责制。员工的入职培训也得到了改善,减少了出错的风险。该软件还提供对最新流程知识和历史版本的访问,以及共享草稿流程的能力。其他功能包括术语和首字母缩略词词汇表、简单但强大的搜索功能、电子邮件提醒的可配置设置以及 Promapp 团队的在线帮助。 IMES 还在其 Promapp 套件中添加了风险插件,以更有效地管理风险和流程。
运营影响
  • The implementation of Promapp brought about significant operational improvements for IMES. The software's simplicity and intuitive design allowed staff to quickly understand and manage processes, leading to improved workflow and accountability. The processes became standardized, documented, and easy to find, reducing confusion and inefficiencies. The induction process for new staff also improved, reducing the risk of errors and speeding up the process. Access to the latest process knowledge and historical versions helped keep track of the evolution of a process. The ability to share draft processes ensured that all invested parties could contribute to the final product. The addition of the risk add-on to their Promapp suite also allowed IMES to manage risks and processes more effectively, instilling similar disciplines and knowledge management into that aspect of managing their business.

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